مشفق، 1387)
2-19) الگویی برای عملکرد سازمان
الگوی ارائه شده در شکل (2-3) می تواند ما را در نگرش نظامدار به کارکرد سازمان و بررسی جایگاه مدیریت منابع انسانی در این تصویر گسترده کمک کند.
شکل (2-5): سازمان و محیط پیرامون؛ منبع: (سماواتی و نجات، 1388)
1. محیط خارجی
عواملی که در سمت چپ الگو قرار دارند واقعیت های محیط بیرون هستند که بر فعالیت های درون سازمان اثر می گذارد. ممکن است مدیریت، کنترل محدودی بر این عوامل داشته باشد اما محیط خارج تاثیر زیادی بر زندگی سازمانی و اهداف منابع انسانی مخصوصا رویه ها دارد. درک و هماهنگی با محیط بیرون، بخش عمده ای از هر تلاشی برای بهبود عملکرد سازمانی است و به طور کلی کارشناسان منابع انسانی باید فعالیت های خود را با این عوامل تطبیق و در نظام های عملکردی به کار برند.
2. محیط داخلی
عوامل مطرح شده در مرکز الگو، شاخص های محیط داخلی سازمان هستند که مدیریت و کارکنان کنترل زیادی بر آن ها دارند. مدیریت کنترل زیادی بر هدف ها و فعالیت های منابع انسانی، امور مالی، صنعت و منابع و مواد مصرفی، ساختار، فلسفه مدیریت و روش رهبری دارد. عواملی که مدیریت غیر مستقیم، روی آن ها اعمال می شود عبارتند از: فرهنگ سازمانی، جو سازمانی، رفتارهای انگیزشی و کار گروهی.
مدیریت منابع انسانی، به دلیل اهمیت حیاتی که در بقا و موفقیت سازمان دارد، در مرکز الگو گنجانده شده است. افراد، سازمان را تشکیل و فرایندهای تولید محصولات و خدمات را اداره می کنند. در حقیقت عملکرد رضایت بخش مدیریت منابع انسانی، مهم ترین عامل در بهبود عملکرد جامع سازمان شناخته می شود. (سماواتی و نجات، 1388)
3. دستاوردها
عوامل مشخص شده در سمت راست شکل (2-3) دستاوردهای سازمانی هستند. این دستاوردها نشان دهنده چهار شاخص عملکرد هستند که برای ارزیابی موفقیت سازمان، مفید خواهند بود.
اثربخشی: شاید مهم ترین دستاوردها، میزان دستیابی به اهداف سازمانی باشد. در ارزیابی اثربخشی، برآورد میزان دستیابی هر فرد از کارکنان و گروه ها به اهداف سازمان است. اثربخشی فردی میزان مشارکت فرد در تحقق اهداف سازمانی و اثربخشی گروهی میزان دستیابی اهداف گروه در نیل به اهداف سازمان می باشد.
کارایی- بازدهی: سنجیدن دستاوردهای مطلوب در مقابل منابع مصرف شده آن دستاورد است. کارایی نسبت بهره به هزینه می باشد. سازمانی ممکن است از نظر رسیدن به اهداف عمده خود موفق باشد، اما در همان حال کارایی بازدهی کمی داشته باشد و یا سازمانی ممکن است در انجام فعالیت ها بدون دستیابی به اهداف کارایی داشته باشد.
رشد و پرورش: میزان پرورش توانایی افراد، گروه های کاری و تمام سازمان، در فرصت ها و تلاش های آتی است. این دستاورد در بقای سازمان بسیار مهم است. رسیدن به اهداف در کوتاه مدت، مثلا به دست آوردن سود مشخص، کاملا انجام شدنی است اما ممکن است آنچنان باعث از بین رفتن منابع انسانی شود که شرکت را به مدت طولانی دچار وقفه کند. این اتفاق زمانی رخ می دهد که به اموری از قبیل استخدام، آموزش و فراهم کردن فرصت ها برای پذیرش مسئولیت های بیشتر، دقت کافی نمی شود. رشد و پرورش همچنین شامل بهبود یا افزایش منابع مالی- صنعتی تجهیزاتی نیز می شود.
رضایت مسئولین: رضایت مسئولین شامل واکنش های عاطفی مثبت کارکنان در محیط کار و مشاغل می شود. جلب رضایت فرد مهم است اما به همان نسبت رضایت تمام افراد در گروه ها و سازمان نیز اهمیت دارد. تامین رضایت کارکنان فقط به منظور عملکرد خوب آن ها نیست بلکه نادیده گرفتن این عامل نتایج منفی زیادی از قبیل عدم توانایی در حفظ کارکنان ارزشمند یا استخدام استعدادهای مطلوب را، در بر خواهد داشت. (کافی، 1385)
بخش دوم- چارچوب نظری پژوهش
چارچوب نظری بنیانی است که تمامی پژوهش بر آن استوار است. این چارچوب شبکه ای است منطقی، توصیفی و پرورده مشتمل بر روابط موجود میان متغیرهایی که در پی اجرای فرایندهایی چون مشاهده، مصاحبه و بررسی پیشینه شناسایی شده اند. این متغیرها ناگزیر با مسئله پژوهش مرتبط هستند. (سکاران، 1388)
2-20) چارچوب نظری
اگر کشورها بخواهند در صحنه رقابت با دیگران باقی بمانند، کارکنان اداره نیز باید بهره وری بیشتری داشته باشند. در سال های اخیر برای بهبود بهره وری اداره فعالیت های زیادی شده است که از جمله این اقدامات می توان به ساده تر شدن رویه های اداری برای انجام امور، آموزش مناسب به کارمندان و تعدیل نیروی انسانی با جایگزین کردن فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی نظیر وسایل محاسباتی و خودکار کردن امور دفتری اشاره کرد، اما با این وجود بهبود قابل توجهی در بهره وری اداری صورت نگرفته است. تحقیقی که در بین سال های (1980) تا (1991) در کشورهای صنعتی انجام شده است نشان می دهد که بهره وری در بخش خدمات که سه دهه قدمت آن از صنعت بیشتر است و شامل کارهای اداری می باشد، سالانه کمتر از یک درصد رشد کرده است. این در حالی است که بهره وری در بخش صنعت نزدیک به 3% در سال رشد داشته است. بنابراین باید اعتراف نمود که نرخ پایین بهره وری در بخش خدمات به یک مسئله بین المللی تبدیل شده است. (رای و کامر56، 2002)
یکی از علل اینکه با وجود کاهش نیروی اداری و ایجاد اتوماسیون در ادارات همچنان نرخ رشد بهره وری نیروی اداری پایین مانده است، این می باشد که مدیران و متخصصان 74% از کارکنان اداره را تشکیل می دهند (و به سبب اینکه حقوق بالاتری نسبت به کارمندان دفتری می گیرند، بیش از 80% هزینه های اداری را به خود اختصاص می دهند). بنابراین با اینکه در تعدیل نیرو از تعداد کارمندان دفتری کاسته می شود و با اینکه سرمایه گذاری کلان برای ایجاد اتوماسیون اداری صورت می گیرد، تاثیر چندانی در بهره وری اداری حاصل نمی شود. یکی دیگر از دلایل این پارادوکس در بهره وری را شاید بتوان با نظریه اولسون درباره بهره وری نیروی کار، توجیه نمود. وی معتقد است تنها زمان اندکی از ساعت اداری هر کارمند به صورت مفید می باشد به طوری که در پزوهشی به وسیله SBT (شرکت نرم افزاری) گزارش شده است کارکنان اداره تنها به طور میانگین 1/5 ساعت در هفته وقت خود را با رایانه می گذرانند و بیشتر وقت آن ها برای اجرای برنامه یا چاپ گزارش یا انتظار برای دریافت کمک از گروه فنی در یک مشکل پیش آمده، کمک گروه ها برای حل مشکل و یا فراخوانی و یادگیری برنامه های جدید، تلف می شود. کارشناسان معتقدند که بازدهی های زیاد از سرمایه گذاری در فناوری هنگامی به وجود می آید که فناوری شرکت را قادر سازد که کارهای گذشته مانند روش پردازش داده ها و اطلاعات، به شیوه ای جدید انجام شود یا کاری انجام شود که پیش از این انجام نشده است نظیر ایجاد روشی جدید برای پیش بینی الگوهای خرید. برای استفاده از فناوری اتوماسیون اداری به صورت تازه و مناسب، تفکر خلاق به علاوه تجزیه و تحلیلی مناسب از عملکردهای کسب و کار که با همکاری همه اعضای یک سازمان حاصل می شود، نیاز است. تا زمانی که چنین تحلیلی رخ ندهند، شرکت ها مخارج زیادی روی چنین فناوری گمراه کننده ای خرج می کنند که این باعث ایجاد پارادوکس بهره وری می شود. (آهنگر پور، 1390)
در صورتی که با مکانیزه نمودن امور دفتر واقعا بهره وری افزایش پیدا کند تاثیر آن بر سازمان به شرح زیر خواهد بود: (صرافی زاده، 1383)
* استفاده بهتر از نیروی کار همراه با کاهش تعداد کارکنان و یا افزایش بازده فردی آنان؛
* استفاده بهتر از زمان به جهت کارایی بیشتر؛
* کیفیت بهتر مدیریت با تصمیم گیری بهتر؛
* افزایش بازده با عملکرد بهتر افراد؛
* اثربخشی بیشتر با استفاده از اطلاعات موجود در محیط سازمان.
بخش سوم- پیشینه پژوهش
در بررسی هایی که توسط پژوهشگر از پایان نامه ها، مجلات، اینترنت و … صورت پذیرفت، تحقیقات انجام شده در زمینه تاثیر اتوماسیون اداری بر بهره وری، رفتار شهروندی سازمانی و عملکرد کارکنان مورد بررسی قرار گرفت و برخی از آنها جهت ارائه پیشینه پژوهش مرتبط تشخیص داده و انتخاب شده اند.
2-21) مطالعه تجربی انجام گرفته در داخل کشور
شیخ بکلو و همکاران (1391)، پژوهشی تحت عنوان “بررسی تاثیر اتوماسیون اداری برکارایی” را ارائه نمودند. هدف اصلی این پژوهش، شناسایی تاثیر اتوماسیون اداری بر کارایی سازمان است. جامعه آماری این پژوهش مدیران و کارشناسان یک سازمان دولتی بود که تعداد آن 97 نفر است، که از روش نمونه گیری تصادفی ساده تعداد 48 نفر انتخاب گردید. نتایج نشان داد که اتوماسیون اداری بر استفاده بهینه از زمان، سرعت پاسخگوییبه مشتریان و دقت در انجام کارها تاثیر دارد و در نتیجه باعث افزایش کارایی سازمان شده است.
رحیمی کیا و همکاران (1390)، پژوهشی تحت عنوان “بررسی نقش بکارگیری اتوماسیون اداری در بهره وری کارکنان شهرداری خرم آباد در سال 1389” را ارائه نمودند. این پژوهش با هدف بررسی نقش به کارگیری اتوماسیون اداری در بهره وری کارکنان شهرداری خرم آباد در سال 1389 انجام گرفت. برای این منظور از بین 99 نفر جامعه آماری (کارکنان شهرداری خرم آباد) که از این تعداد 18 نفر زن و 81 نفر مرد بود، از روش نمونه گیری تصادفی 77 نفر انتخاب گردید. نتایج نشان داد که کارکنان شهرداری خرم آباد در مورد نقش به کارگیری اتوماسیون اداری (سیستم های پشتیبانی اداری، سیستم های ارتباطات راه دور، سیستم های جابه جایی اسناد، سیستم های مدیریتی اسناد) در بهره وری خود نگرش مثبت دارند.
صرافی زاده و همکاران (1388)، پژوهشی تحت عنوان “بررسی تاثیر به کارگیری اتوماسیون اداری بر بهره وری منابع انسانی” را ارائه نمودند. در این پژوهش، مشخص نمودن تاثیر به کارگیری اتوماسیون اداری بر بهره وری منابع انسانی از طریق آزمون سه فرضیه تاثیر به کارگیری اتوماسیون اداری بر بهره وری منابع انسانی و کارایی و اثربخشی مدنظر قرار گرفته است نتایج نشان داد که به کارگیری اتوماسیون اداری بر عواملی نظیر کارایی، اثربخشی و بهره وری در حوزه منابع انسانی تاثیر مستقیم داشته اما میزان تاثیرات، در حد چشمگیر نبوده است.
هویدا و نادری (1388)، پژوهشی تحت عنوان “بررسی سطح رفتار شهروندی سازمانی کارکنان” را ارائه نمودند. این پژوهش به بررسی میزان رفتار شهروندی سازمانی کارکنان دانشگاه اصفهان پرداخته است. جامعه آماری آن را تمام کارکنان رسمی دانشگاه اصفهان در سال 1387 تشکیل داده اند. نتایج نشان داد که همه ابعاد رفتار شهروندی سازمانی در میان کارکنان به جز نوع دوستی بیش از حد متوسط بود. میزان جوانمردی در بین کارکنان با توجه به نوع وظایف از تفاوت معناداری برخوردار بود. هم چنین بین مولفه های رفتار شهروندی به جز مولفه جوانمردی رابطه مستقیم وجود داشت.
توکلی و همکاران (1388)، پژوهشی تحت عنوان “بررسی تاثیر آموزش رفتار شهروندی سازمانی بر افزایش تعهد سازمانی” را ارائه نمودند. هدف این پژوهش بررسی اثربخشی آموزش رفتار شهروندی سازمانی بر تعهد سازمانی بود که در بین کارمندان سازمان فرهنگی و تفریحی شهرداری اصفهان در سال 1386 صورت گرفته است. یافته های پژوهش نشان داد که آموزش رفتار شهروندی سازمانی بر افزایش تعهد سازمانی، تعهد عاطفی و تعهد هنجاری موثر بوده اما تاثیر معناداری بر افزایش تعهد مداوم ندارد.
حاج کریمی و همکاران (1387)، پژوهشی تحت عنوان “بررسی تاثیر گذاری اقدامات منابع انسانی بر رفتار شهروندی سازمانی با لحاظ نمودن نقش تعهد سازمانی” را ارائه نمودند. این پژوهش با هدف شناسایی تاثیر اقدامات منابع انسانی بر رفتار شهروندی کارکنان و با لحاظ نمودن تعهد سازمانی به عنوان متغیر میانجی یا واسطه انجام شده است. نتایج این تحقیق نشان داد که

مطلب مرتبط :   منابع و ماخذ پایان نامهآداب و رسوم، خانواده ها، کارشناسان

Written by 

دیدگاهتان را بنویسید