ی …………………………………………………………………………………. 41
شکل (2-5): سازمان و محیط پیرامون …………………………………………………………………………………………. 49
چکیده
این پژوهش به منظور بررسی تاثیر اتوماسیون اداری بر بهره وری، رفتار شهروندی سازمانی و عملکرد کارکنان اداره کل آموزش و پرورش استان مازندران کلید خورده است. پژوهش پیش رو، از نظر هدف کاربردی و از دید روش، در دسته پژوهش های توصیفی- پیمایشی است. جامعه آماری آن، کلیه کارکنان اداره کل آموزش و پرورش استان مازندران هستند که برای جمع آوری داده ها، تعداد 196 پرسشنامه میان نمونه آماری توزیع شد. نمونه گیری به روش نمونه برداری احتمالی نامحدود صورت گرفته است. داده های لازم با چهار پرسشنامه 15 سوالی اتوماسیون اداری، 31 سوالی بهره وری، 22 سوالی رفتار شهروندی سازمانی و 15 سوالی عملکرد کارکنان گردآوری شدند. بررسی فرضیات پژوهش با استفاده از آزمون t با نمونه های مستقل و با به کارگیری نرم افزار SPSS انجام شد. نتایج نشان داد که اتوماسیون اداری بر بهره وری، رفتار شهروندی سازمانی و عملکرد کارکنان تاثیر دارد. همچنین تاثیر 4 مولفه اتوماسیون اداری (بکارگیری سیستم های پشتیبانی اداری، بکارگیری سیستم های ارتباطات از راه دور، بکارگیری سیستم های جابجایی اسناد و بکارگیری سیستم های مدیریتی اسناد) بر بهره وری، رفتار شهروندی سازمانی و عملکرد کارکنان نیز تائید شد.
فصل اول
کلیات پژوهش
1-1) مقدمه
امروزه محیط های کسب و کار با چالش های گوناگونی از قبیل: گسترده تر شدن تعاملات درونی و بیرونی سازمان، نیاز به ارتباط بیشتر واحدهای سازمانی و ضرورت نظارت مستمر بر پیشرفت کارها مواجهند و مدیران سازمان ها نیاز دارند که با توجه به توانایی و محدودیت های بودجه ای خود، با سرعت و دقت بیشتری، روند انجام امور را نظارت و پی گیری نمایند. در سال های اخیر، پیشرفت فناوری اطلاعات و ارتباطات و شاخه های وابسته به آن، راه حل های مختلفی را از این جنبه فرا روی محیط های کسب و کار قرار داده است. در این میان سیستم های اطلاعاتی مدیریت به عنوان یکی از ابزارهای فناوری اطلاعات و ارتباطات از مهم ترین و کاراترین راه حل ها برای تسهیل، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمان ها است و یکی از پرکاربردترین انواع سیستم های اطلاعاتی در زمینه گردش اطلاعات در سازمان، سیستم های اتوماسیون اداری می باشند. در این سیستم ها گردش اطلاعات مکتوب و مکاتبات اداری در سازمان، مورد توجه قرار می گیرند و به طور معمول دارای ابزارهای ارتباطی متعددی جهت ارسال و دریافت نامه ها و مکاتبات، ارسال و دریافت دستورات اداری، پیام های شخصی و فوری و ارسال و دریافت نامه های الکترونیکی داخل و خارج سازمان است. (آهنگرپور، 1390) از سوی دیگر به کارگیری وسیع رایانه در انجام کار اداری و همچنین در نظر گرفتن پیشرفت های عمده حاصله در زمینه اتوماسیون اداری، به عنوان کاربردی از فناوری اطلاعات و ارتباطات و نیز توجه به نقش و اثر این دو در کاهش ضریب اتلاف وقت، انرژی و هزینه های انجام امور، همراه با افزایش میزان دقت و صحت عملیات و جدید بودن چنین تحولاتی در سازمان های کشور، تلاش و اهتمام جدی را در خصوص بررسی و پرداختن به اثرات این نوع فناوری ها در سطح خرد (سازمان ها) و کلان (جامعه) می طلبد. چرا که عدم توفیق در ایجاد، پیاده سازی و بهره برداری مناسب از چنین سیستم هایی، بدون مطالعه نقش و اثرات پیاده سازی آن، تنها هزینه هنگفتی جهت ایجاد آن ها بر دوش سازمان ها قرار خواهد داد. بنابراین بکارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات بویژه اتوماسیون اداری در سازمان ها، هنگامی مفید خواهد بود که با افزایش بهره وری، عملکرد کارکنان و رفتارهای شهروندی سازمانی همراه باشد.
در پژوهش حاضر، دیدگاهها در مورد تاثیر اتوماسیون اداری بر بهره وری، رفتار شهروندی سازمانی و عملکرد کارکنان اداره کل آموزش و پرورش استان مازندران مورد بررسی و تشریح قرار خواهند گرفت. آنگاه به تجزیه و تحلیل داده ها و اطلاعات جمع آوری شده پرداخته و بالاخره اینکه در فصل پنجم به ارائه نتیجه گیری ها، پیشنهادات و کاربردهای مدیریتی ناشی از خروجی پژوهش پرداخته خواهد شد. در این فصل ابتدا مسئله پژوهش، اهمیت و ضرورت، اهداف، فرضیه های پژوهش بررسی شده و سپس تعاریف واژه های کلیدی ارائه می شود.
1-2) بیان مسئله
سازمان های نوین در محیط رقابتی پیچیده ای قرار گرفته اند که ناشی از تغییرات محیطی سازمان و فناوری است. این عوامل، محیطی کاملا رقابتی در کسب و کار به وجود آورده اند که مشتری در محور آن قرار دارد. تغییرات محیطی آن چنان سریع و غیر قابل پیش بینی است که کوچکترین غفلت از آن ها می تواند سازمان را از یک برتری رقابتی محروم و سازمان های دیگر را با فرصت های خاص مواجه کند. با توجه به این موضوع، امروزه سازمان ها به مدد استفاده از پیشرفت های شگرفی که در زمینه تکنولوژی اطلاعات اتفاق افتاده و با به کارگیری صحیح و اصولی آن ها و ایجاد تغییرات لازم جهت پیاده سازی این سیستم ها توانسته اند به بهره وری بالاتری دست یابند. از جمله این سیستم ها، سیستم های اتوماسیون اداری می باشد که نقش مهمی در افزایش بهره وری سازمان دارد. (صرافی زاده، 1383) منظور از به کارگرفتن سیستم های اتوماسیون اداری، تسریع در اجرای امور، بهبود ارائه خدمت به مردم با حداکثر نظم و دقت و افزایش کیفیت تصمیم گیری در سطوح مختلف و ارائه خدمات غیر حضوری، هم چنین کاهش هزینه ها، افزایش کارایی و اثربخشی در بخش های مختلف و ایجاد گردش سریع و صحیح اطلاعات می باشد. (آهنگرپور، 1387) اتوماسیون اداری که هدیه صنعت فناوری اطلاعات به بوروکراسی اداری است، ایده ای نوین است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد. اتوماسیون اداری محدود به یک نرم افزار کامپیوتری برای ثبت نامه ها و چرخش آن ها در یک سازمان نمی باشد بلکه یک نوع تفکر مبتنی بر فناوری جدید است که به مدیران و کارمندان اجازه می دهد بیشتر با دنیای کامپیوتر و فناوری اطلاعات آشنا گردند. (رحیمی و همکاران، 1390) استفاده از این ابزارها علاوه بر افزایش سرعت و دقت، در تخصص امور موثر بوده و کارایی کارکنان را به نحو چشمگیری بالا می برد و امکانات صحیحی را در اختیار مدیران و متصدیان قرار می دهد تا هنگام نیاز بتوانند به راحتی به اطلاعات صحیح و بهنگام دست یابند و به هر طریق که مایلند اطلاعات را جابه جا، ترمیم، ترکیب و به راحتی تجزیه و تحلیل کنند و گزارش های تهیه شده را چاپ و یا از طریق شبکه در اختیار برنامه ریزان و مدیران قرار دهند. استفاده از این گزارش ها که بر اساس اطلاعات واقعی و صحیح تهیه شده است، مدیران را قادر می سازد ضمن ارزیابی عملکرد واحدهای تحت مدیریت خود، بسیاری از مشکلات و نارسایی ها را شناسایی و با آگاهی کامل از نقاط ضعف و قوت، تصمیمات مناسبی اتخاذ کنند و نظارت بیشتری بر اجرای برنامه ها داشته باشند. (شیری، 1385)
در دنیای پر رقابت کنونی، سازمان ها پیوسته در جستجوی شیوه های جدیدی برای حداکثر کردن عملکرد و تلاش کارکنان شان هستند. با وجود افزایش استفاده از تکنولوژی اطلاعات، باز هم در عملکرد کارآیی سازمان شکاف وجود دارد. اکنون قویا این اعتقاد وجود دارد که عملکرد کارآیی سازمان تا حدود زیادی به تلاش کارکنان که فراتر از الزامات تعریف شده نقش می باشد بستگی دارد. در سال های اخیر توسعه تکنولوژی های جدید و رشد فزاینده جهانی اقتصاد منجر به رقابت فزاینده و تغییرات سریع در ماهیت کار سازمان ها و کارکنان شان شده است. در نتیجه این تغییرات و برای آماده شدن برای تغییرات آینده فشار قابل ملاحظه فزاینده ای بر کارکنان برای پذیرفتن مسئولیت برنامه ریزی ارتقای شغلی، آموزش و حقوق و مزایا وارد می آید. همچنین سازمان ها به منظور رقابت در صحنه جهانی، ارضای نیازها و انتظارات مشتریان و سازگاری با ماهیت در حال تغییر شغل، تمایل دارند و در تلاشند تا کارکنانی انتخاب کنند که فراتر از وظیفه و نقش تعیین شده در شرح شغل شان عمل کنند. باتمان و وارگان (1983) برای اولین بار از اصطلاح رفتار شهروندی سازمانی استفاده کردند و آن را به عنوان رفتارهایی سودمند که در شرح شغل قید نشده است اما کارکنان برای کمک به دیگران در انجام وظایفشان به نحوی مشهود از خود بروز می دهند. (صنوبری، 1387) رفتار شهروندی سازمانی برای بقای سازمان حیاتی است. بر طبق دیدگاه نظریه پردازانی همچون اورگان، رفتار شهروندی سازمانی می تواند کارایی را حداکثر ساخته و عملکرد موثر سازمانی را ارتقا بخشد. (مورفی، 2002)
بحث اتوماسیون روز به روز اهمیت بیشتری می یابد چنانچه امروز سازمان هایی می توانند در اغلب اوقات، خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تجهیزات محیطی و داخلی ببینند که از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند. سازمان آموزش و پرورش نیز به منظور بهینه سازی سیستم ها و روشهای عملیات اجرایی و به منظور ارتقای سطح بهره وری و دستیابی به نظامی کارآمدتر و سرعت بخشیدن به ارائه خدمات به دانش آموختگان اقدام به مکانیزه نمودن سیستم های خود نمود. لذا با توجه به اهمیت موضوع پژوهشگر قصد دارد تا در پژوهش حاضر به بررسی تاثیر اتوماسیون اداری بر بهره وری، رفتار شهروندی سازمانی و عملکرد کارکنان اداره کل آموزش و پرورش استان مازندران بپردازد.
1-3) اهمیت و ضرورت انجام پژوهش
برای ادامه حیات در دنیای پیچیده امروز نیاز به تغییرهای اساسی در سازمان هاست. فناوری جدید می تواند از طریق ایجاد ساختارهای نوین و وظایف سازمانی جدید به تحقق این هدف کمک کنند. (شریف زاده، 1391)
در مباحث مختلف، مشکلات عدیده ای برای روش های سنتی و دستی در مکاتبات اداری برشمرده اند که از جمله، می توان به کندی گردش مکاتبات، نبود کیفیت در ثبت، نگهداری و بازیابی سوابق مکاتبات، نبود ساز و کار پاسخگوئی مناسب به مراجعان و نبود ساز و کاری سازمند جهت پیگیری موثر مکاتبات، نبود گزارش های مدیریتی از وضعیت مکاتبات، نبود بایگانی ماشینی و آرشیو مناسب مکاتبات و … اشاره کرد. (امامی، 1384)
مسائل و مشکلاتی که عنوان شد، از جمله عواملی محسوب می شود که ضرورت بکارگیری اتوماسیون و توجه به این مهم را بیان می کند؛ از طرفی به علت گستردگی و پیچیدگی موجود در سامانه ها، مدیران و متخصصان اطلاعاتی، به نظام های اطلاعاتی روی آورده اند که به کمک ابزارهای رایانه ای و فناوری اطلاعات، به گردآوری اطلاعات و پردازش سامانه ها می پردازند.
درباره اهمیت کاربردی این مسئله یعنی اتوماسیون اداری می توان به مصوبه شورای عالی اداری در نود و سومین جلسه آن اشاره کرد که در آن به پیشنهاد سازمان مدیریت و برنامه ریزی جهت تحقق اهداف برنامه سوم توسعه و به منظور دستیابی به اطلاعات دقیق و به هنگام در بخش های مختلف، بهبود امور، افزایش کیفیت تصمیم گیری کاهش هزینه ها و افزایش کارایی به دستگاه های اجرایی در مورد استفاده از سیستم های مکانیزه اداری و تکنولوژی های پیشرفته دستورهای لازم داده شده است. (شریف زاده، 1391)
اهمیت این پژوهش در این است که به بررسی بهره وری اجرای اتوماسیون در اداره کل آموزش و پرورش استان مازندران پرداخته و از همین جا ضرورت آن مشخص می شود زیرا کشور ما از جمله کشورهایی است که اغلب مصرف کننده تکنولوژی های ساخت دیگر کشورهای صاحب تکنولوژی می باشد. به عبارتی، تکنولوژی دیگر کشورها بالاخص در زمینه فناوری اطلاعات وارد کشور شده و سعی در پیاده سازی آن در زمینه های مختلف می

مطلب مرتبط :   دانلود پایان نامه با موضوعارزش افزوده، ارزش بازار، بازده حقوق صاحبان سهام

Written by 

دیدگاهتان را بنویسید